Vad är Outlook PST-filer och varför använda dem ... eller inte?

Bara om alla jag pratar med på jobbet klagar över storleken på deras företags e-postkonto. Normalt är det inte ett problem (men folk klagar fortfarande) eftersom när en brevlåda närmar sig sin gräns, kommer de flesta e-postservrar (som Microsoft Exchange) att varna användaren så att de kan städa upp brevlådan innan servern hävdar sina begränsningsgränser genom att begränsa sända / ta emot från servern.

Nu är det här fint och dammigt tills du går på semester i några dagar, dessa varningsvarningar för e-poststorlek kommer och går och sedan KABOOM !!! Din brevlåda är FULL, och du kan inte längre skicka / ta emot e-postmeddelandet från din mobil eller till och med OWA (Outlook Web Access) för den delen. Jag har fått samtalet en miljon gånger. Min iPhone kan inte skicka e-postmeddelanden, hjälp!

Så vad ska man göra?
Finns det en lösning på dessa otillräckligt stora brevlådor?
Vad ska jag göra innan jag går på semester?

Nu presenterar jag dig för den ökända PST-filen (enligt IT).

Vad är Outlook. PST-filer?

Outlook-datafiler eller Microsoft Outlook .PST-filer (som de är mer kända) kan skapas med hjälp av Microsoft Outlook för att flytta eller kopiera e-post och bilagor från ditt e-postkonto till din lokala dator. I huvudsak är det en lokal arkiv- eller lagringsfil du skapar för att lagra e-post och bilagor på datorns hårddisk, USB-enhet eller serverdelning (beroende på var du skapar och lagrar den).

Hur mycket kan du spara i Outlook. PST-filer?

Innan Outlook 2003/2007 kunde .PST-filer bara lagra 2 gigabyte e-post och bilagor. Med Outlook 2003 och Outlook 2007 ändras formatet så att .PST-filer kan växa efter behov till över 20 Gigabyte, om inte standardkonfigurationen är modifierad.
Ärligt talat, låt dem inte få 20 spelningar. Det är en mycket bättre idé att behålla dina .PST-filer inte större än några spelningar. Om du behöver mer lagringsutrymme skapar du en ny .PST-fil i stället för att skapa stora .PST-arkiv. Ju större .PST-filer får större risk för korruption och dataförlust (plus desto svårare blir det att säkerhetskopiera de dåliga killarna.) Du kan bifoga så många .PST-filer till din Outlook-klient som du behöver så bara skicka din email logiskt över flera .PST-filer om du behöver lagra mer än några GIGs av gammal e-post.
TIPS - Om du använder .PST-filer för att arkivera gammal e-post, komprimera dem efter att du kopierat alla gamla data till dem. E-post är vanligtvis bara text, så det komprimerar mycket snyggt.

Hur kan jag skapa Outlook. PST-filer?

Det är enkelt, här är några guider för Outlook 2007, 2013 och 2016.

Varför använda / skapa .PST-filer? Fördelar?

Brevlåda storlek

Kom ihåg första stycket i denna artikel? De flesta e-postadministratörer begränsar storleken på företagspostlådor. Ju större brevlåda desto mer diskutrymme de behöver desto mer behöver de säkerhetskopieras och ju mer tid de behöver för att utföra dessa säkerhetskopior.
Om din email packrat (som jag), kommer en 200 Megabyte brevlåda inte att klippa den. Det är där .PST-filer kommer in. Skapa bara en .PST-fil och dra och släpp din e-post till den. De fungerar precis som en vanlig brevlåda mapp i Outlook. Dra och släpp. Det är enkelt! .
De senaste versionerna av Windows Search indexerar din brevlåda och alla lokala .PST-filer (konfigurerbara) som möjliggör nästan omedelbar åtkomst till alla e-postmeddelanden via sökfunktionerna som är inbyggda i Microsoft Outlook.

Säkerhetskopiering och katastrofåterställning

Om du inte har (eller lita på) en e-postadministratör som regelbundet utför säkerhetskopior av din e-postserver, kopierar du din e-postadress (ja, du behöver inte flytta mail till .PST-filer, du kan också kopiera den) till en lokal .PST-fil är en snabb och enkel metod för att säkerställa att ditt e-postmeddelande kan återställas i ett DR-scenario för server.

portabilitet

.PST-filer gör e-post bärbara. Låt oss säga att du vill flytta e-post från en postlåda till en annan. Till exempel kanske dina byta jobb och vill ta med lite gammalt e-postmeddelande. Eller kanske du ändrar värdleverantörer. ELLER, kanske du vill kopiera ditt personliga och arbetsmail till en .pst-fil, behåll den på en liten USB-enhet och håll den alltid med dig. Som jag sa, .PST-filer behåller posten mycket portabel. Och ja, det är ett GMAIL-konto, men den här artikeln handlar inte om GMAIL :)

säkerhet

Visste du att det är nästan omöjligt att spåra / granska om din IT-kille / avdelning läser din e-post? Flytta "Känsligt" eller "Konfidentiellt" e-post från Email / Exchange Server till en lokal .PST-fil lägger till ett säkerhetslager.
Obs! De flesta IT-avdelningar har möjlighet att ta tag i dina .PST-filer utan att du vet det direkt från din hårddisk på jobbet. På grund av detta är det viktigt att du tillämpar extra säkerhet på datorns hårddisk. Jag ska skriva en artikel om detta ämne inom kort men för nu, ta en titt på den här artikeln. Det är lite "GEEKY" så jag följer upp det snart med en artikel som förklarar några alternativ för att säkra .PST-filer.

Vad är nackdelarna med att använda .PST-filer?

Fjärranslutning

När mail har flyttats till en .PST-fil, kommer den inte längre vara tillgänglig på servern med hjälp av fjärråtkomstprogram som OWA eller Mobiltelefoner som SYNC med din brevlåda. För att komma åt e-postmeddelandet i .PST-filerna måste du använda en fullständig Microsoft Outlook-klient. En liten USB-enhet kan hjälpa till i dessa situationer. Men det är fortfarande inte så bekvämt som att lämna e-post på servern.

Folk kommer inte att tycka om dig, och det är möjligt att du kan förlora ditt jobb

.PST-filer över tiden (beroende på hur mycket e-post du får / behåller) kan ta upp mycket utrymme på din lokala dator eller en serverdelning beroende på var du lagrar dem. IT-killar hatar allt som gör att de arbetar med någonting om det inte bygger deras CV, så att du lägger mycket data någonstans vilket kräver att de köper mer diskutrymme stör dem.
Corporate Legal och Most Records Management avdelningar gillar inte .PST-filer eftersom de tillåter dig att slutanvändaren enkelt ignorerar eller kringgår företagets dokumenthanterings / destruktion.
Corporate Information Security-team tycker inte om .PST-filer eftersom om Legal någonsin ber dem att återställa data för en rättegång eller stämning, kan .PST-filer exasperera kostnaderna och insatserna för dataräddning.

System och hjärnans prestanda

Ju mer e-post du har, desto mer e-post måste du och din dator hålla reda på och bearbeta.
Eftersom fler e-postmeddelanden och bilagor blir indexerade av Windows Search (eller någon annan e-post / systemindexerare) blir ditt index större, och dina sökningar tar längre tid.

Så, förhoppningsvis, svarade jag på alla dina frågor om Microsoft Outlook. PST-filer och täckte några fördelar och nackdelar på hög nivå. Men om jag saknade någonting, var snäll och släpp en kommentar eller lägg in din fråga i mitt forum.