NeatReceipts Free Alternative: iPhone + Google Docs OCR

Tidigare har jag varit mycket frestad att investera $ 200 eller så mot NeatReceipts, det pappers-till-digitala arkiveringssystemet som du säkert känner igen från SkyMall-katalogen. Problemet är att jag redan äger en scanner - och jag kan inte bara ta med mig för att spendera så mycket pengar på en annan, oavsett hur mycket lättare det kommer att göra mitt liv. Men efter att ha läst GrooveDexters inlägg på Google, Lägger OCR-support för 34 språk, fick jag en idé. Varför inte använda OCR-funktionerna i min iPhone och Google Dokument och rulla mitt eget digitala kvittons arkivsystem? Jag kan bara fånga foton på mina kvitton och visitkort, ladda upp dem till Google Docs för att få dem OCR'd och sedan plunk dem i en speciell samling, som jag kan söka efter nyckelord efter behov.

Lång historia kort: det fungerar . Även om det inte är så smidigt som jag föreställer mig NeatReceipts att vara, har det två stora fördelar:

1. Du behöver inte en skanner eller en dator för att fånga upp dokument.
2. Det är gratis .

Så här fungerar hela NeatReceipts gratis alternativet Google Docs OCR digitala kvittnings arkivsystem:

( Obs! Som en påminnelse står OCR för Optical Character Recognition och betyder i huvudsak att Google Dokument kan läsa text från en PDF eller en bild och lägga den i redigerbart och sökbart format i Google Dokument .)

Steg 1 - Samla in kvitton, visitkort och dokument

Som alla som någonsin har försökt att genomföra ett inkorgs-driven system vet, att ha en enkel och alltid tillgänglig " hink " är nyckeln. Och det här är det här mobila NeatReceipts-alternativet verkligen lyser. Allt som behövs är en telefon med en kamera på den. En smartphone med Dropbox installerad är ännu bättre men inte nödvändig.

För att samla in data klickar du bara på bilder på ditt visitkort, kvitton eller annan pappersrekord som du vill lämna i molnet.

Detta är faktiskt ett riktigt kritiskt steg. Du vill se till att du får det tydligaste skottet möjligt. Gör ditt bästa för att få hela dokumentet att fylla bilden. Se till att det är väl upplyst utan bländning. Se till att texten är i fokus. Om det är suddigt, för mörkt eller avskuret, ta det igen. Prova det i liggande läge om det fungerar bättre.

Steg två - Synkronisera till datorn

Tyvärr är det för närvarande inte enkelt att få dina foton till Google Dokument direkt från din iPhone. Därför rekommenderar jag att du använder Dropbox, eftersom det låter dig ladda upp bilder direkt i din Dropbox-mapp. Du kan ta bilden från Dropbox och ladda upp den direkt, eller ladda upp befintliga bilder från kamerans roll till en mapp du väljer.

Du kan förstås synkronisera dina bilder på det gammaldags sättet, med hjälp av iPhoto eller Windows Live Photo Gallery. Men en del av allure av denna lösning är att du inte behöver anslutas till en USB-port för att få det att fungera.

Steg tre - Ladda upp till Google Dokument

Nu behöver du bara ladda upp det till Google Docs och aktivera OCR-funktionerna. Men innan du gör det här är det en bra idé att skapa en samling speciellt för dina OCR'd-dokument och kvitton. Detta gör det enklare att söka efter dem senare. Jag ringde min " Kvitton / visitkort " men du kan namnet ditt vad du vill ha.

Klicka sedan på Ladda upp ...

... och välj kvitton och ögonblicksbilder du vill ladda upp. Det viktigaste att göra här innan du klickar på Starta uppladdning är att kryssa i rutan bredvid Konvertera text från PDF eller bildfil till Google Docs-dokument . Se även till att du väljer ditt språk i rullgardinsmenyn nedan om du använder ett annat språk än engelska.

Steg fyra - Sök och organisera dina digitaliserade kvitton

OK! Nu har du ditt visitkort och kvitton i en sökbar, arkiverad Google Docs-mapp. Öppna en för att se hur Google Docs gjorde.

Här är det exempel jag gjorde. Som du kan se, tog den ut texten på den vita bakgrunden ganska lätt. Det hade några problem med min webbadress, men totalt sett förklarar jag denna ansträngning " inte alltför illa ". Du kan gå igenom och göra korrigeringar för hand, efter behov.

Den viktiga aspekten är att denna bildfil nu kan sökas. Så låt oss säga att 10 månader senare vill jag hitta Mr. Jack Buschs visitkort. Jag kan bara dra upp Google Docs och söka i min kvitto / visitkort samling för termen " jack busch ".

Så även om Google Docs OCR inte är perfekt är det tillräckligt att du enkelt kan hitta dokument via en sökordsfråga. Oavsett hur du skär det, det är mycket snabbare och enklare än att tumma genom ett alfabetiskt arkivskåp.

Slutsats

Okej, efter allt detta erkänner jag att jag fortfarande vill köpa NeatReceipts. Min inkling är att det är mycket bättre att tolka text på dokument och kommer troligen att göra ett bättre jobb för större sidor. Dessutom har Google Docs OCR en stor begränsning, eftersom den bara kan fungera på dokument upp till 2 MB. Praktiskt taget alla PDF-filer kommer att bryta denna gräns. Men en lösning är att konvertera dina PDF-filer till en mindre storlek eller färgdjup ( jag gjorde dem 33% och gråskala ) med hjälp av ett verktyg som Snagit Batch Image Conversion Wizard.

Du kan också försöka Evernote, som också har OCR för att känna igen text i bilder, plus en mobilapp som låter dig ladda upp direkt från din telefon. Men överallt har jag funnit att Evernote's OCR plods lite - det konverterar inte rätt när du laddar upp, och jag är inte helt säker när det gör processen med dina bilder. För närvarande är Google Docs den snabbaste metoden, även om det innebär ett extra steg för uppladdning.