Så här går du till Google med Google Apps Del 2: E-postleverans {Serie}

I den första artikeln i denna Go Go-serien förklarade jag vad Google Apps var och hur-till registrerar din domän med Google Apps. I dag i del 2 i min serie kommer jag att täcka att skapa användare i Google Apps-systemet och sedan klippa över din domän för att aktivera Google Apps-e-post så att både du och dina användare kan börja använda Google Apps webbgränssnitt för e-post.
Processen är ganska rakt fram, men är ganska lång så jag tänkte jag kan lika bra skapa en karta för dig så att du kan hoppa runt efter behov. Frågor eller kommentarer, var god att släppa en anteckning i kommentarerna eller i vårt community support-supportforum.

Artikel Karta

1. Skapa användare och e-postadresser
2. Inställningsfångst-all adress
3. Skapa anpassad webbmailadress
4. Cutover MX Records
5. Test Email och CNAMES
6. Övrigt. Säkerhet och anpassningar

Steg 1 - Skapa användarna och e-postadresserna i Google Apps

Innan vi konfigurerar Google Apps för att ta emot e- postadresser för vårt domännamn ( cutover MX-posterna i DNS ) måste vi först skapa alla användarkonton för vårt lilla företag, välgörenhet osv. Självklart om vi skär över e-postmeddelandet innan du skapar e-postadresserna post kommer att studsa, vilket inte är bra.

1. Klicka bara på Användare och grupper fliken och klicka sedan på Skapa en ny användare

2. Fyll i Förnamn, Efternamn och användarnamn och klicka på Skapa ny användare . Användarnamnet kommer att vara användarens e-postadress och logga in till Google Apps.

Frivillig

Om din domän har mer än bara några användare rekommenderar jag att du använder funktionen Bulkuppladdning som kan hittas från både den här skärmen (Skapa flera användare) eller från fliken Avancerade verktyg som visas i Skärmbilden nedan.

3. Efter att ha skapat användaren kommer Google Apps att presentera dig med en liten popup som innehåller all information du behöver ge till din medarbetare, inklusive deras användarnamn, lösenord, e-postadress och inloggningslänk för din domän.

Det finns också två metoder för att få den här informationen till din slutanvändare. Jag rekommenderar att du klickar på knappen Email-instruktioner för att få informationen skickad till dig eller den nya användaren.

Steg 2 - Så här ställer du in Google Apps Catch-All Email Address

När alla dina användar- / e-postkonton är inställda, bör du aktivera en groovy Google Apps-funktion som heter adressen Catch-all . Catch-All-adressen gör exakt vad det låter som. Om någon skickar ett mail till din domän och adressen inte matchar någon befintlig användaradress, kommer den att skickas till den adress du anger.

Fångstadressen är särskilt viktig för nyligen migrerade domäner där du kanske har glömt att skapa en e-postadress för en av dina anställda eller avdelningar ( som sales@ ). I stället för att släppa eller returnera e-postmeddelandet levererar Google Apps e-postmeddelandet till din Catch-all-adress.

1. Klicka på Serviceinställningar, E-post . Klicka på radioknappen Vidarebefordra e-postmeddelandet till : och Ange e-postadressen för Catch-All. Klicka på Spara ändringar längst ner på sidan för att spara den nya konfigurationen.

Personligen gillar jag att använda mitt Admin-konto för Catch-All-adressen eftersom jag gillar att konfigurera konton på webbplatser med hjälp av e-postadresser som dropbox@. Eftersom jag inte har konfigurerat den adressen för någon av mina användare, kommer alla dessa e-postmeddelanden att skickas till min brevlåda aka Catch-All-adressen.

Steg 3 - Skapa en anpassad webbadressadress för dina användare

Även om du kan komma åt Google Apps med Outlook eller någon annan e-postklient, är en av försäljningspunkterna i Google Apps möjligheten att komma åt ditt företags email från en webbläsare. Som standard är adressen dock inte så vacker eller lätt att komma ihåg:

http://mail.google.com/a/yourdomain.com

Goda nyheter, Google Apps ger dig möjlighet att anpassa länken till något mer attraktivt och lätt att komma ihåg som http://webmail.yourdomain.com. Jag rekommenderar starkt att alla aktiverar den här funktionen för att göra övergången till Google Apps så smidig som möjligt för dina slutanvändare.

1. Klicka på fliken Serviceinställningar, fliken Allmänt och sedan på Ändra webbadress under avsnittet Webadress

2. Klicka på den andra radioknappen och ange adressen ( deldomänen ) du vill tilldela till din webbmailåtkomst. Klicka på Fortsätt när du är klar.

3. Följ anvisningarna på nästa sida för att skapa en CNAME-post för den anpassade adressen du angav i steg 2 ovan. # 3 och # 4 i nedanstående skärmdump är CNAME och destinationen du behöver använda när du konfigurerar CNAME-posten.

I den första artikeln i min Google Apps-serie förklarade jag hur man skapar en CNAME-post för Dreamhost-värddomäner, men om du inte använder Dreamhost för din domän eller DNS, här är en annan lista från Google som förklarar processen för andra vanliga ISP / Hosting leverantörer:

• GoDaddy.com
• ix webbhotell
• 1and1
• EveryDNS.net
• Lunarpages
• Yahoo! Smallbusiness
• No-IP
• DNS Park
• eNom
• Nätverkslösningar
• MyDomain.com
• Dreamhost
• Domän direkt
• gandi.net
• eurodns.com
• register.com
• myhosting.com
• Jag vet inte vem min värd är

4. När din CNAME-post är skapad och pekar på ghs.google.com, klicka på Jag har slutfört dessa steg .

Steg 4 - Skär dina domän MX-poster till Google Apps

Okej alla, stärka er! Nu är det dags att skära över dina MX-poster som i E-postmeddelande innebär att du konfigurerar din domän för att leverera alla framtida e-postmeddelanden till Google Apps. Detta bör bara göras när du är 100% säker på att alla dina e-postkonton har skapats och din Catch-All-inställning har konfigurerats ( bara i cast ). Redo?

1. Klicka på fliken Serviceinställningar, E-post och instruktioner om hur du aktiverar e-post

2. LÄS ALLA! Ok, klicka på Ändra MX-poster

Återigen, för att hjälpa de icke-tekniska Google Apps-kunderna, har Google tillhandahållit stegen för att ändra MX-posten för de vanligaste / största leverantörerna av Internetleverantörer. Om din Hosting Provider inte är listad eller du är helt förvirrad, istället för att fortsätta framåt rekommenderar jag att du får hjälp från din ISP / Hosting-leverantör för steg 3 nedan.

3. Klicka på nedåtpilen för att visa instruktioner för : och välj din domän / DNS-värdleverantör. Följ nu stegen som anges för att ändra MX-posten för din domän.

När dina MX-ändringar är klara, klicka på Jag har genomfört dessa steg.

Obs! Återigen, om din förvirrad här STOPP. När du ringer runt med din domäners MX-post, är det bättre att betala $ 15-25 på ett supportanrop än att göra ett misstag och bryta din email för dig och dina anställda.

Vid denna tidpunkt bör du tas tillbaka till din instrumentpanel och allt borde ganska mycket göras!

Steg 5 - Test Email och olika CNAMES-konfigurationer

Eftersom du ska vara Google Apps-systemadministratör rekommenderar jag att du konfigurerar ett separat e-postkonto någonstans som mail.live.com eller mail.yahoo.com så att du kan skicka e-postmeddelanden för testning och andra ändamål. Det här är också en tid du borde testa de anpassade CNAMES du skapade IE: webmail.yourdomain.com etc ...

Steg 6 - Slut på med några få slutliga tuffar

Även om det inte är nödvändigt rekommenderar jag dig också att konfigurera tidszoninfo, sekundär kontaktinformation samt aktivera SSL när du och dina användare besöker Gmail, Kalender, Dokument och webbplatser på ditt Google Apps-konto / domän.

1 - Klicka på Domain Settings- fliken, Allmänt . Under Kontaktinformation fyller du i en e-postadress som inte är kopplad till din domän och Markera rutan Om du glömt administratörslösenordet, skicka lösenordsinställningsinstruktioner till sekundärkontakt .

2 - Bläddra ner och Ange tidszon och kryssrutan för att aktivera SSL på alla Google Apps-tjänstesidor

Det finns fortfarande mycket du kan göra med Google Apps, men jag tror att den här artikeln är tillräckligt länge redan ...;) Så håll dig uppdaterad för min nästa artikel där jag granskar de olika alternativen som är tillgängliga för anslutning till Google Apps för att läsa och hantera dig e-post.