Så här lägger du till nedrullningslistor och datavalidering till Excel 2010-kalkylblad

I Excel 2010 och 2007 är funktionen Data Validation en praktisk funktion som jag använder hela tiden under budgetsäsongen, vilket gör att du kan skapa en nedrullningslista i cellen för att fylla i fält. Eftersom flera av oss arbetar på budgeten tillsammans, med hjälp av nedrullningslistorna kan jag hålla data normaliserade, vilket gör att jag och mina medarbetare mycket tid under och i slutet av processen. Detta är bara ett exempel men jag ska gissa att du får poängen. Om inte, öppna Excel 2010 eller 2007 och följ med för att se magiken i Excel Drop Down listor!

Även om jag normalt lägger till Data Validation drop down listor till hela kolumnerna, kan du också lägga till nedrullningen till enskilda celler. I exemplet nedan kommer jag att bygga en nedrullning till en hel kolumn för att hjälpa mig att bygga upp Genre-kategorin i min musiksamling.

Steg 1 - Välj vilka celler som ska läggas till validering till

Klicka på en kolumn för att markera hela kolumnen.

Steg 2 - Datablad

Nu när du har valt de önskade cellerna, klicka på fliken Data i bandet och klicka sedan på Data Validation .

Steg 3 - Valideringskriterier

Från fliken Inställningar, klicka på listrutan Tillåt och klicka på listan .

Steg 4 - Dropdown lista

I källfältet finns två olika alternativ.

1. Om du redan har några rader med listdata kan du bara välja de fälten. Det är därför jag brukar göra IE: använd en dold kolumn någonstans i mitt kalkylblad, men för att hålla det enkelt, föreslår jag # 2 för den här övningen.
2. Ange manuellt data i rullgardinsmenyn genom att skriva in dem i rutan och skilja dem med ett komma.

Klicka på OK för att spara.

Steg 5 - Valfritt: Inmatningsmeddelande + Felmeddelande

Det finns två ytterligare Data Validation flikar som du kan använda om du vill. Den första är Input Message, den här fliken tillåter dig att tilldela ett litet popupmeddelande som visas när någon väljer en cell med den här datavalideringen tilldelad den. Den andra är felmeddelandet. Det här låter dig skapa ett meddelande när någon försöker skriva in information i cellen som inte matchar vad du lägger i källan.

Gjort!

Nu har alla celler du valde ursprungligen en rullgardinsmenyfunktion med en lista som du kan välja för cellen. Dessa celler kommer nu också att modereras / normaliseras genom data validering, så du får bara ange en av källalternativen i cellen. Om användaren faller ner och väljer, inga problem. Om de skriver det, inget problem. Om de skriver in felaktiga data kommer de att få felpopet som konfigurerat ovan i steg 5 (om du konfigurerat ett felmeddelande etc ..).

Slutsats

Som jag nämnde i öppningen använder jag nedrullningslistor hela tiden på jobbet och hemma vid samordning av artiklar här på . Google Docs stöder också funktionen, så håll dig uppdaterad för den här handledningen om några dagar.