Dropbox Goes Corporate Introducerande Dropbox Team - Tiden att tänka på

Med IT menar jag Informationsteknik. Flytta över Microsoft, låt mig presentera dig för ett nytt erbjudande från Dropbox kallat Dropbox for Teams. En ny produkt som tar Dropbox-tjänsten vi har alla kommer att älska och anpassa den till företaget. Är det bra? Tja, min förutsägelse är i Q1 2011: Dropbox för lag eller "Dropbox Shared Plan" kommer att spara ditt företag minst $ 10.000 och förhindra en stressinducerad hjärtinfarkt ( åtminstone ). Ja, verkligen ... Stanna med mig, jag ska förklara.

Om du läser med någon grad av regelbundenhet vet du redan att vi är enorma enorma fans av Dropbox-vi använder alla det personligen och samarbetande och det fungerar som en dröm. Så du kan föreställa dig min spänning i morse. MrGroove sköt mig ett email som beskriver hans "upptäckt" att Dropbox nu erbjuder Dropbox-lag för verksamheten som en tidig åtkomstversion.

Uppdatering: Denna recension är gammal! Vi har sedan tagit en titt på Dropbox for Teams nya funktioner, inklusive mer lagring, Active Directory-integration och telefonstöd. Läs den uppdaterade Dropbox for Teams recension för att få scoop.

Affärsproblem löses med Dropbox-lag

Omedelbart började mitt huvud att tänka på alla praktiska "IT GUY" -applikationer som Dropbox skulle kunna erbjuda till de små, medelstora och stora företagen, inklusive företagsmiljön. Tänk på det. Med dagens strategi, om du inte vill spendera en bazillion-dollar med EMC eller någon annan lagringsleverantör, använder ditt företag / företag förmodligen Windows Fildelning. Och om du är riktigt groovy, kan du använda Microsoft DFS för att virtualisera delnamnutrymmet. Även med allt det, älskar du inte det när du försöker öppna ett dokument och det står " Tyvärr, den här filen är i bruk ... Vill du öppna i läsläge? "Hur många mass-e-postmeddelanden har du sett där folk frågar vem i helvete har CLIENTS.XLSX öppna, och kan de stänga så mycket att viktiga förändringar kan sparas ( och hur många gånger har den personen varit ute till lunch )?

Eller kanske har du flera platser i ditt företag där medarbetarna behöver dela filer från en enda filserver? Bra för en, det är hella långsamt så din pimpin 'IT-kille säger lätt, jag aktiverar bara DFS-filreplikation rätt? Fel - Microsoft i sin glans glömde att lägga till konfliktlösning eller kollision i fil ... och det är där Dropbox for Teams kommer in!

Dropbox för lag

Dropbox för lag, i sina egna ord,

kombinerar synkroniserings-, delnings- och säkerhetsfunktionerna i den traditionella Dropbox med nya administrativa och gruppfunktioner som gör den perfekt för företag.

De gör det genom att lägga till följande funktioner utöver de välkända fördelarna med personliga Dropbox-konton:

• Centraliserad administration och fakturering : Svårt att bli för upphetsad, men det är verkligen viktigt eftersom du hanterar flera licenser och åtkomst till mappar för ett antal användare. Med Dropbox för lag kan du styra kontotillgång, köpa licenser, hantera lagring och lägga till / ta bort användare från ett enda konto. Fakturering hanteras centralt, så du behöver inte gå med kollegor eller affärspartners genom registreringsprocessen. Plus, om de redan är Dropbox-användare, kommer deras filer och mappar automatiskt att migreras och eventuella förbetalda abonnemangsavgifter som de har kommer att tillämpas på lagets balans. Och om någon får axeln, kan du bara byta ut licensen till den nya killen.
• Delade kvoter : Med traditionella Dropbox-konton har varje användare en egen Dropbox-kvot. För att göra saken värre, om du har en delad Dropbox-mapp, räknas den mot kvoten för varje användare som har åtkomst till mappen. Med Dropbox för lag delar du alla en stor kvot ( 350 GB 1000 GB för att starta ), och innehållet i varje delad mapp räknas enbart ihop mot den kollektiva kvoten. Detta gör Dropbox för lag mycket skalbara och rättvisa bland lagmedlemmar.
• Grupp delade mappar (nästa november 2010) : Den här är fortfarande i rörledningen, men kommer november 2010, du kan skapa grupper inom ditt Dropbox-konto och tilldela administratörer till varje grupp. Vidare kan du sedan tilldela nya Dropbox-användare till det kontot så att de direkt läggs till i delade mappar som är mest relevanta för dem. Senare kommer Dropbox for Teams att du kan tweak behörigheter för varje grupp, till exempel, vissa mappar kan läsas / skrivas till en avdelning eller läsas endast till en annan. Så, du kan hålla "Marketing" -gruppens läs / skrivmappar separerade från "Accounting" -gruppens filer och mappar, men du kan också ha skrivskyddade droppar ( med lite d ) för andra lag att ladda upp sina fakturor och kostnader rapporter eller leveranser. Uppdatering: Gruppdelade mappar finns här, men anpassade läs- / skrivbehörigheter är inte.
• Förbättrad fillåsning / konfliktfilhantering ( snart ) : MrGroove var nyfiken på hur Dropbox for Teams skulle hantera potentiella filkollisioner, så han sköt säljteamet ett mail. För närvarande har Dropbox for Teams det kända konfliktversionshanteringssystemet från traditionell Dropbox, där om en fil är öppen på två maskiner, blir den första versionen som sparas originalet och den andra versionen som ska sparas blir den konfliktkopierade kopian. Det som är viktigt här är att ingenting överskrids, och skillnaderna kan sorteras ut senare. Plus, eftersom alla har en lokal kopia av alla filer ( det är molnbaserat, trots allt ), kommer du inte att kämpa över åtkomst. Dropbox-teamet berättade för oss att de i framtiden planerar att lägga till funktioner som tillåter filinsökningar / utcheckningar och fillåsning, vilket kommer att slicka filkollisionsproblemet en gång för alla.

Det är bara de funktioner som är nya och / eller förbättrade med Dropbox for Teams. Dropboxs sanna skönhet för lag är att det ger all godhet som är Dropbox till en mer samarbetsinställning som passar för företagsnätverk. Vad sägs om det $ 10 000 jag sa att det skulle spara? Åh ja, jag antar att det är dags jag nämner prissättningen ...

Dropbox för Team Prissättning

Baskontot för Dropbox for Teams är 795 USD per år för fem användare och 350 GB 1000 GB data. Varje ytterligare användare är $ 125 och mer datalagring är ytterligare $ 200 per 100 GB och levereras med 200 GB mer lagringsutrymme. Det låter brant först, men det inkluderar Dropbox Packrat (mer på denna groovy funktion lite senare ), vilket är en $ 39-värde per användare om de köps individuellt. Om du skulle köpa fem Dropbox Pro 100-konton individuellt och lägga till Dropbox Rewind för var och en tittar du på $ 1, 195, om än 500 GB ( vilket du kanske eller inte behöver ). Men det är inte de besparingar jag pratar om.

Affärsbesparingar

De sanna besparingarna kommer med det du inte behöver köpa när du får Dropbox för lag. Låt oss räkna ut dem ska vi?

1. Lokal filserver och 350GB lagringsutrymme - $ 3000 + 800 $ årlig värdkostnad ( typiskt datacentral Power / Cooling / Rack kostnad - mindre om det ligger under ditt skrivbord ... )
2. Windows 2008 R2 Standard Server - $ 800
3. IT Support Guy - Tja ... du behöver fortfarande en men nu kan han arbeta på mer "viktiga" saker
4. Backup-programvara, bandstationer och band, Offsite Iron Mountain Backup, DFS-fillåsningsteknik, blah blah blah - Mycket!
5. Slutanvändare kan använda Dropbox Rewind utan att ringa till helpdesken - Ovärderliga!

Låt oss prata om var och en av dessa 1 åt gången.

Se vad jag pratar om! Talar bara om en av dessa - Dropboxs ursprungliga kollisionsbekämpning som inte existerar i Microsoft DFS eller Windows Fildelning som tidigare nämnts - är en sann livräddare. Bortsett från timmarna dygnet runt kommer det att spara dig, och du undviker också kostnaderna för att betala för en tredje parts fillåsningsprogram för att fungera ovanpå DFS. PeerLock Server kostar till exempel $ 1, 399 per licens och om du ska samarbeta behöver du minst två licenser.

Backup-programvara? Återigen, Dropbox för lag sparar dig från att investera i kostsamma serverbackupsystem, bandrobotar och offsite-lagring genom att inkludera Dropbox Rewind. Som nämnts ovan är Dropbox Rewind inte exklusivt för Dropbox for Teams, men det är ännu mer användbart när det tillämpas på en företagsinställning. Dropbox Rewind sparar automatiskt obegränsade versioner av var och en av dina filer, så att slutanvändaren kan rulla tillbaka till någon tidigare version med några få klick på en knapp. Inte mer fårig emailing systemadministratörens kille ber honom om att återställa ditt masterkalkylblad bara för att ta reda på att tejpen redan gick offsite ... Det skulle ha varit en gudstjänst vid mitt gamla jobb där vi höll mappar fyllda med ändlösa ver1, ver2, ver3, ver4, etc. av varje fil. Ärligt talat är jag inte säker på hur detta kommer att fungera för Dropbox ekonomiskt, eftersom de måste ha en obestämd mängd data för att hålla obegränsade versioner av varje fil, men det är deras problem, inte ditt. Min gissning är att Amazon ger dem en hel del på lagring.

säkerhet

Även om det inte är ett område där det finns några betydande kostnadsbesparingar, måste du fortfarande vara noga med att hålla ditt lokala nätverk och lokala kopior av Dropbox-filer säkra genom att använda EFS-kryptering eller någon annan kryptoteknologi. Men Dropbox har länge varit så säker som molnlagring kan vara ( det är en debatt i sig själv ). Dropbox säger att de använder samma metoder som banker och militären för att säkert överföra och lagra dina data, som inkluderar SSL-kryptering för överföringar till / från Dropbox-servern, AES-256-kryptering för filer som lagras på Dropbox-servern och lagren av skydd även från Dropbox-anställda som bara kan visa metadata när de fyller kundsupportbiljetter. Om du vill veta mer om säkerhetsåtgärderna som används av Dropbox, läs om Amazon S3, vilket är den tjänst som Dropbox använder för att lagra dina filer.

Slutsats

Dropbox för lag är verkligen spännande - jag har länge funderat på varför fler företag inte använder Dropbox och nu finns det ännu mindre ursäkta att inte. De nya funktionerna är robusta nog för att verkligen utgöra en ny företagsgrupp av service ( de ompaketerar inte bara sin tjänst för företagskunder ) och det som gjorde Dropbox groovy i första hand är allt där också. Dropbox för lag kommer att göra livet enklare både internt och externt, eftersom du kan dela stora filer och mappar utan att förstöra kaos på e-postservrar. Det verkar som om Dropbox-besättningen redan lagar upp mer groovy funktioner, vilket gör Dropbox for Teams ännu mer lovande.