Office 2016 lanserar 22 september och här är 13 skäl att uppgradera

Microsoft Office 2016-utgåvan ligger precis runt hörnet, och vi tyckte att det skulle vara kul att kolla vad som är nytt och förbättrat i den här utgåvan. Microsoft bekräftade att Office 2016 börjar börja rulla ut den 22 september.

Nya Office 2016-funktioner

Med varje ny version av Microsoft Office blir det svårare att motivera uppgraderingen med tanke på att äldre versioner redan är tillräckliga. Det är inte förvånande att vi fortfarande ser några datorer som kör Office 2007, som släpptes för nästan 10 år sedan. För personer som prenumererar på Office 365, om du behåller en aktiv prenumeration får du gratis uppgradering till 2016-utgåvan utan kostnad. Vi har tidigare tittat på några av de nya ändringarna i sviten som Outlook Cloud Attachments och Colorful-temat som lägger till ett pulserande färgschema för varje programvarumärkesidentitet. Ett tema kan knappast vara motiverat att uppgradera, men vad är det där inne som kan driva dig borta från den äldre versionen?

Berätta för mig

När Microsoft introducerade bandgränssnittet med utgåvan av Office 2007 var det en radikal avgång för att göra sviten lättare att använda. Användarna hittade det svårt att upptäcka och använda funktioner som var gömda i sviten.

Bandet gjorde upptäckten och tillgängligheten av funktioner mycket förbättrade över äldre versioner. Det är ändå svårt att hitta viss funktionalitet eller att hitta rätt verktyg i sviten för jobbet. För detta introducerar Microsoft berätta för mig som först uppträdde i sin Office Online-serie. Funktionen Tell Me använder naturligt språk så att du kan hitta vad du söker och stöds i alla appar i sviten Sans Publisher, OneNote och Skype.

Säg att du vill skydda en fil, skriv bara in den och den kommer att presentera lämpliga förslag. Du kan även omedelbart få tillgång till funktionalitet inom Tell Me, det är inte bara en sökresultatfunktion, det hjälper dig verkligen att få saker gjort.

Dokumentation i realtid

Office 2016 förbättrar de verkliga samarbetsfunktionerna i svitens kärnappar. Word, Excel och PowerPoint gör det enkelt att arbeta med filer med flera författare, oavsett om de använder Office Web Apps eller skrivbordsklienten. Du kan enkelt bjuda in, dela och begränsa redigering genom en ny delaktivitetsruta. Vi har tidigare tittat på att använda den här funktionen i vår artikel om hur man spårar ändringar med Word 2016.

Förbättrad backstage

Backstage-visning introducerades i Office 2010 och har inte sett mycket av en uppdatering sedan. Men Office 2016 Backstage lägger till förbättringar som bättre tillgång till lagringsplatser, du kan enkelt spara, öppna, öppna dokument också.

Outlook E-posttillbehör

Nu kan du spara tid genom att bifoga Office-dokument från band- eller åtgärdsfältet som du senast använde för dina e-postmeddelanden genom att plocka ditt dokument från dropdown-alternativen. För filer som redan finns i OneDrive, OneDrive for Business eller SharePoint har du möjlighet att dela dem som en "Redigera" eller "Visa bara" -länk istället för som en traditionell bilaga. Detta möjliggör samarbete på en kopia av ett dokument istället för flera.

Outlook Desktop Groups

Om du har Office 365 installerat i din organisation introducerar Outlook 2016 grupper som bygger på distributionslistor metodkommunikation och samarbete med gruppmedlemmar. Med Outlook i Office 2016 och företagspostlådor kan du göra följande:

Skapa och hantera grupper från Outlook
Håll dig medveten om aktivitet i dina grupper utan att lämna din inkorg
Öppna konversationshistoriken för en grupp, även från innan du gick med
Samla filer och anteckningar som är relaterade till en grupp i gruppen OneDrive och komma dit från Outlook
Planera möten i en gruppkalender som alla i gruppen kan uppdatera
Eller använd dem bara som en distributionslista

Förbättrat Outlook-stöd för små skärmar

Om du använder Office på en touch-enhet med en mindre skärm, ser du förbättringar av hur det hanterar layouterna bättre. Välj bara ett meddelande som du skulle på en Windows Phone-enhet, och när du är klar med att läsa den, tryck bara på knappen Tillbaka .

Power Query byggd i Excel

Om du arbetar med stora dataset är Excel det perfekta verktyget för företagsunderrättelse (BI) att använda. Du kommer gärna att Excel 2016 integrerar Power Query i appen, som bara var en tillägg före. Power Query tillhandahåller självbetjäning affärsintelligens (BI) för Excel med ett lättanvänt gränssnitt som är tillräckligt kraftigt för att gräva i ett antal källor, inklusive relationell, strukturerad och halvstrukturerad, OData, Web, Hadoop, Azure Marketplace och andra.

Läs endast läge för Excel

Microsoft förbättrar Excel i Office 2016 med ett skrivskyddat läge. Du kan öppna och visa arbetsböcker snabbt i SharePoint - ta bort behovet av att använda skrivbordsklienten.

Skype för företag

Om du använder Office 365 for Business märker du att en ny app ingår i sviten som heter Skype for Business. Den nya appen ersätter den tidigare Lync-kommunikationsappen som ger företagare ett robust och välkänt varumärke med det bästa av Lync. Några av de nya funktioner och förbättringar som användarna kan komma igång med inkluderar:

Call Monitor fungerar intelligent, till exempel när du flyttar fokus bort från det aktuella samtalet får du en mini-version av samtalet med knappen Mute and End Call så att du kan interagera med samtalet medan du arbetar med andra saker.
Menyn "Peek" -menyn / konversationskontrollen är nu inte längre dold tills du svävar.
Snabbare åtkomst och upptäckt av funktioner och funktioner. Till exempel har du snabbare tillgång till ringsignalen och andra ringsignaler och i Skype for Business har du en uppdaterad knappsatslayout som minskar antalet klick till de centrala anropshanteringsuppgifterna.
I likhet med konsumentchattupplevelsen ingår nu chattmeddelandebubblor i uppdaterad IM-upplevelse och den nya fliklayouten i konversationsfönstret ger dig olästa meddelandemeddelanden så att du alltid är informerad.

Andra förbättringar för Office 2016

Infoga bilder med rätt orientering: Nu, med automatisk bildrotation, roterar bilden automatiskt så att den matchar kamerans orientering när du sätter in en bild i en app som Word eller PowerPoint. Du kan manuellt rotera bilden till vilken position som helst efter införandet. Observera att detta endast påverkar nya bilder och gäller inte bilder i befintliga dokument.

Pan och zoom medan du laddar stora diagram / SmartArt: När du arbetar med stora diagram och SmartArt-diagram visas text direkt så att du kan visa och redigera medan diagrammen laddas. En platshållare för diagrammet eller SmartArt kommer att visas tills objektet är fullt, men du kan fortfarande interagera med dokumentet.

Högre DPI-stöd för 250% och 300%: Office 2016 har högre DPI-stöd för 250% och 300% så Office-dokument ser ännu bättre ut på högre skärmupplösningar.

Förbättrad mörk tema: Office 2016 introducerar förbättringar till det mörka temat för interaktion med användargränssnittet. Detta bör vara välkommet för användare med synskadade som hittat det tidigare ljusschemat oanvändbart i Office 2013. Mörkt tema inkluderar även förbättringar av Words navigationspanel (bättre läsbarhet, fasta vita blinkar) och flera Outlook-läsbarhetsfixar (vit text på ljus bakgrund, mörk text på mörk bakgrund, inaktiverad text är oläslig). Texttexten för kontextuella flikflikar (inte längre fulla kepsar), svänglägen och kontrollpaneler på kontrollpanelen har också förbättrats.

Det finns många fler funktioner, men de sprids över applikationer som Microsoft Project 2016 och Visio 2016. Du kommer också märka att många förbättringar är riktade mot kraftanvändare och företagsmiljöer. Det är svårt att motivera en uppgradering för många, särskilt om din äldre permanent licensierade version fungerar bra.

Som jag påpekade tidigare, om du behåller en aktiv Office 365-prenumeration, kommer några av dessa funktioner i Office 2016 att vara din. Om du använder Windows 10 på en surfplatta kan du också dra nytta av användargränssnittet som optimeras för beröring.

Sviten är ledig via Windows Store, men kräver en Office 365 app för att låsa upp funktioner och funktionalitet. Office 2016 för Windows startar 22 september. En version av Office 2016 för Mac och ska släppas senare i höst.

Så vad tycker du är några av dessa funktioner lockande nog att lämna din nuvarande version av Office?